you-too - find your best way

1. Wer kann Daten importieren?

Der Import ist passwortgeschützt. Nur Herausgeber und Mitarbeiter der Gruppe "Zusammenstellung" können auf die Import-Funktion zugreifen.

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2. Wie importiere ich Daten aus meiner lokalen you-too Datenbank?

Wenn größere Mengen von Daten erhoben worden sind, sollte die lokale you-too Datenbank vor dem Import komprimiert werden. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die lokale Datenbank (c:programmediasdbidb.mdb) und wählen Sie im Kontextmenu die Option "zur ZIP-Datei hinzufügen.
Melden Sie sich mit Ihrem Kennwort und Passwort in der zentralen you-too Datenbank an und wählen Sie die Aktion "Import durchführen" aus.
Folgen Sie den Hinweisen auf der Seite Import.

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3. Kann ich den Import auch zur Datensicherung nutzen?

Von allen Daten, die in die zentrale you-too Datenbank importiert werden, wird automatisch eine Sicherungskopie angelegt. Diese Sicherungskopie wird für mindestens 3 Monate aufbewahrt.

Für die tägliche Datensicherung ist jedoch die lokale Sicherungsfunktion des you-too Collection Tool besser geeignet.

Achten Sie bitte auch darauf, dass Sie die vereinbarte maximal zulässige Anzahl von Importen nicht überschreiten!

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4. Wann muss ich Daten importieren?

Der Import ist erforderlich, wenn Daten in der zentralen you-too Datenbank veröffentlicht werden sollen. Es gibt aber noch zwei weitere Fälle, in denen Daten importiert werden müssen:

Der Import ist erforderlich, wenn Daten, die in einen lokalen Datenbestand eingegeben worden sind, in einem anderen lokalen Datenbestand zur Verfügung stehen sollen.

Beispiel:
Für Erhebungen werden 2 Laptops verwendet. Laptop A wurde genutzt, um den Inhaber einer Einrichtung zu interviewen. Aber die eigentliche Erhebung konnte nicht zum selben Termin durchgeführt werden. Ein anderer Mitarbeiter soll einige Tage später mit (seinem) Laptop B die eigentliche Erhebung durchführen.

Damit das so gemacht werden kann, müssen die bereits eingegebenen Daten von Laptop A auf Laptop B übertragen werden. Dafür wird der Datenbestand von Laptop A in den zentralen you-too Datenbestand importiert und anschließend aus dem zentralen Datenbestand auf Laptop B exportiert.

Also:

Daten aus Laptop A in den zentralen Datenbestand importieren
Daten aus dem zentralen Datenbestand in Laptop B exportieren

Der Import ist erforderlich, wenn Daten aus dem zentralen you-too Datenbestand in den bereits für Erhebungen eingesetzten lokalen Datenbestand übernommen werden sollen.

Beispiel:
Wenn im obigen Beispiel mit Laptop B bereits Daten erhoben worden sind, dann müssen diese Daten in den zentralen you-too Datenbestand importiert werden, bevor die Daten von Laptop A aus dem zentralen Datenbestand exportiert werden.

Also:

Daten aus Laptop A in den zentralen Datenbestand importieren
Daten aus Laptop B in den zentralen Datenbestand importieren
Daten aus dem zentralen Datenbestand in Laptop B exportieren

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5. Warum sind importierte Daten nicht sofort verfügbar?

Der Import von neuen Daten kann die normale Benutzung der Internet-Datenbanken stören. Deswegen werden die Daten, die in die zentrale you-too Datenbank importiert werden sollen, erst einmal gesammelt und am frühen Morgen des folgenden Tages, wenn you-too wenig genutzt wird, eingefügt.

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6. Wie kann ich prüfen, ob der Import geklappt hat?

Importierte Daten sind nicht sofort, sondern erst am Tag nach dem Import in der zentralen you-too Internet Datenbank verfügbar. So lange muss erst einmal gewartet werden. Am Tag nach dem Import gibt es dann die folgenden Prüfmöglichkeiten:

In Ihrer Mailbox finden Sie eine Logdatei, die im einzelnen auflistet, welche Einrichtungen oder Erhebungen importiert worden sind, wo Probleme aufgetaucht sind usw. Erhebungen, die Sie bereits "zur Veröffentlichung freigegeben" haben, sollten in der you-too Internet Datenbank sichtbar sein.

Erhebungen, die abgeschlossen, aber noch nicht zur Veröffentlichung freigegeben sind, können in der Datenbank mit noch nicht zur Veröffentlichung freigegebenen Erhebungen angesehen werden (auf der you-too Homepage auf "über you-too" klicken und dann findet man bei "Informationen für Herausgeber" die "you-too Version mit noch nicht zur Veröffentlichung freigegebenen Erhebungen). Diese Datenbank kann zum Beispiel genutzt werden, wenn den erhobenen Einrichtungen Gelegenheit gegeben werden soll, vor der eigentlichen Veröffentlichung Stellung zu nehmen.

Erhebungen, die noch nicht abgeschlossen sind, stehen in den you-too Internet-Datenbanken nicht zur Verfügung. Um zu sehen, wie viele Einrichtungen von Ihnen insgesamt in der zentralen you-too Datenbank enthalten sind, können Sie die Export-Funktion nutzen. Die Anzahl der Einrichtungen, die im zentralen Datenbestand enthalten sind (und exportiert werden können), wird dort angezeigt. Aber auch das geht erst am Tag nach dem Import!

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7. Warum wird nicht direkt in die zentrale Internet-Datenbank eingegeben?

Für die direkte Eingabe müssen die Laptops, die für Erhebungen genutzt werden, mit einem leistungsfähigen mobilen Internet-Zugang ausgestattet sein. Diese Ausstattung ist bislang nicht die Regel.

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8. Was mache ich, wenn beim Import nicht alle Daten übertragen worden sind?
Normalerweise gehen beim Import keine Daten verloren. Wahrscheinlicher ist, dass einige Daten noch nicht zur Veröffentlichung freigegeben worden sind. Sie sollten also zunächst prüfen, was mit den Daten passiert ist, die Sie importiert haben. Hierfür rufen Sie in der Internet-Datenbank die Export-Funktion auf und prüfen Sie, ob die Zahl der insgesamt exportierbaren Einrichtungen mit der Zahl der insgesamt von Ihnen importierten Einrichtungen übereinstimmt.

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9. Wie schicke ich die Daten zur DIAS GmbH, wenn die Erhebung abgeschlossen ist?
Herausgeber können über ein Passwort die von ihnen erhobenen Daten selbständig in die you-too-Datenbank einstellen.

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